ビジネスメール
Kさんが社会人になって間もない頃、様々な研修を受けました。その中のひとつに、ビジネスメールに関する研修がありました。研修では、取引先に資料の確認を依頼するメールを作成するという課題が出されました。
Kさんがメールの文章を作成し、講師に添削してもらうと、「もう少し具体的な内容を明記した方がいいですね」と指摘されました。実際、Kさんのメールには「どの部分を」「いつまでに」といった具体的な情報が抜けていたのです。
振り返ってみると、学生時代は家族や友人との短いやり取りが中心で、丁寧な文章を意識することはほとんどありませんでした。そのことにKさんは気づき、文章でやり取りすることの難しさを実感しました。
この研修を通じてKさんは、相手の立場になって考え、誰が読んでも分かりやすい内容のメールを作成することの大切さを学びました。
仕事では、毎日のようにメールを送る人も多いでしょう。だからこそ、「相手に伝わる内容になっているか」を確認する習慣を身につけていきたいものです。
今日の心がけ◆相手に伝わるように文章を整えましょう
出典：職場の教養10月号
感想
このエピソードから感じたのは、Kさんのように社会に出たばかりの時期に、「伝える」という行為の本質に気づけたことはとても幸運で貴重な体験だったということです。
ビジネスメールの研修というと形式的な印象を持ちがちですが、この話ではその奥にある「相手の立場で考える」「分かりやすく伝える」という、どんな場面にも通じる本質的な姿勢が語られており、非常に共感を覚えました。
特に印象に残ったのは、「学生時代の短いやり取りからの脱却」という気づきです。
私たちは往々にして、慣れた相手とのコミュニケーションばかりを重ねることで、言葉を省略しがちになります。
しかし社会では、相手の背景や状況が見えないまま文章だけでやり取りすることが多く、だからこそ、相手に伝わる配慮が不可欠なのだと改めて感じさせられました。
「今日の心がけ」にあるように、「相手に伝わるように整える」というのは、文章技術だけでなく、人との関係性を築くためのマナーであり思いやりなのだと感じました。
否定的な感想
この話にはやや理想的な「正しさ」が先行していて、ビジネスメールという行為が抱える現実の複雑さにはあまり踏み込まれていない印象も受けました。
例えば、丁寧でわかりやすい文章を心がけるあまり、形式にとらわれすぎて冗長になってしまったり、逆にメールの量が増えすぎて、受け取る側にとっては情報過多になるというケースも少なくありません。
また、「誰が読んでも分かる文章」と言っても、相手の業種・職位・文化的背景などによって、その「分かりやすさ」の基準自体が大きく変わることもあります。
その意味で、「伝わる文章」には唯一の正解があるわけではなく、常に変化し続ける相手や状況に応じて調整していく必要があるはずです。
Kさんの気づきは確かに価値あるものでしたが、「分かりやすいメール」を目指すことが目的化しすぎると、かえって疲弊や形骸化につながってしまう恐れもあります。
文章の正しさよりも、時にはスピードや簡潔さが求められる場面もあるという柔軟さも、実践的な学びの中で養っていく必要があると感じました。
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