ビジネスの格言に、「段取り八分、仕事二分」という言葉があります。これは、良い仕事の成果は準備にかかっているという意味です。
また、「二段構え、三段構え」という表現もあります。これは、予期せぬ事態が生じた場合に備えて、複数の対応策を準備する重要性を示しています。
本誌『職場の教養』を企業内で活用する経営者が、早朝の時間を活用して開く勉強会を「経営者モーニングセミナー」といいます。全国七百四十カ所において、毎週、平均約三十名前後の経営者である参加者が学びを深め合っています。
セミナーの時間は六十分間ですが、運営スタッフは、セミナー開始のさらに数十分前に会場に到着し準備を進めます。参加者のための机と椅子を設置し、卓上には人数分の資料を並べて、寸分違わぬ場内設営を行ないます。
その後、リハーサルを入念に行ない、モーニングセミナー朝礼を実施してスタッフの一体感が高まった中で、来場者を迎えているのです。
仕事における成功は、入念な準備によって左右されると心したいものです。
今日の心がけ◆準備の重要さを意識しましょう
出典：職場の教養9月号
感想
日々の業務においても、準備の重要性を意識することが成功への道であると再認識しました。事前準備を怠ると、効率の低下やトラブル対応の遅れ、品質の低下など信頼の損失のリスクが生じます。
「準備の重要さを意識しましょう」ということですが、重要性を実感するためには、過去の失敗の振り返りや成功体験の積み重ねが有効だと考えます。
例えば、会議で準備不足により質問に答えられなかった経験を振り返り、次回は予想される質疑応答を用意しておくなど、それがうまくいけば自信がつき、いろいろな場面でも応用することができます。
こうした振り返りや小さな成功を積み重ねることで、身に付いていくのではないかと思います。
否定的な感想
まず、準備に過度に時間をかけることで、実際の業務に割ける時間が減る可能性があります。また、準備にこだわりすぎると、予期せぬ事態に柔軟に対応できなくなる恐れがあります。
また、形式ばかりに重点を置くことで、実際の成果が軽視されることも考えられます。
最後に、モーニングセミナーの準備において、早朝からの準備が常態化すると、スタッフの負担が大きくなり、モチベーションの低下や疲労につながる可能性があります。準備の重要性を認識しつつも、効率や柔軟性のバランスを取ることが重要です。