この秋に部署を移動したAさんは、部内の会議の進め方に対して、〈もっと効率的にして、時間を短縮できないものか〉と感じていました。
年末になり、仕事が立て込んでくると〈会議も大切だが、業務にかける時間を確保したい〉との思いに駆られ、ついに部長に進言したのです。
部長からは「私にとっては部員たちの意見を聞き、意思を確認する大切な時間なのだが、最近の会議は確かに長くなりがちだね。効率的に進められるよう、工夫してみよう」と返答があり、会議のあり方が見直されたのです。
それからの会議では、以前は当日に行なっていた資料配布が二日前になり、各自で目を通して、質問や意見を考えてから参加するスタイルに変わりました。
すると、的確な意見や良いアイデアが多く出るようになり、充実した議論がなされ、短時間のうちに会議の意見がまとまったのでした。
会議の目的が明確であるか、形式的になっていないか、会議の事前準備や時間配分などが適切か、今一度見直したいものです。
今日の心がけ◆有意義な会議を行ないましょう
出典：職場の教養12月号
感想
この話は、現状に満足せず、改善のために行動することの重要性を教えてくれる良いエピソードだと感じました。
Aさんの進言は、一見些細なものに見えるかもしれませんが、業務効率や時間管理という職場全体に影響する重要なテーマに関わるものであり、非常に価値のある行動だと思います。
特に、部長がその意見に前向きに応じ、改善策を模索した点は素晴らしいと感じました。
これは、意見を共有する文化が根付いている職場でこそ実現できることだと思います。
また、事前に資料を配布し、各自で準備を整えてから会議に臨むスタイルへの変更は、現代の働き方における合理性や効率性を的確に捉えています。
その結果、会議の質が向上し、短時間で濃密な議論が可能になったという成果は、他の職場にも参考になる実例だと思います。
単に時間を短縮するだけでなく、「どうすれば会議の本質を損なわず、より有意義なものにできるか」を考えた工夫が光ります。
今日の心がけにある「有意義な会議を行なう」という意識が、職場全体の成長に繋がることを教えてくれるお話でした。
否定的な感想
現実の職場では、Aさんのように会議の進行に疑問を抱いていても、それを部長に直接進言することに躊躇する人が多いのではないでしょうか。
特に、日本の職場文化では、上下関係を意識しすぎるあまり、建設的な意見交換が難しくなる場合も少なくありません。
Aさんが声を上げたことで改善が実現した点は評価できますが、それが必ずしも一般的な結果になるとは限らないでしょう。
また、改善策として「事前配布」というシンプルな方法が提示され、それが成功したのは良いのですが、他にも見落とされている課題がありそうです。
たとえば、会議中の議論が的を射ない理由は資料準備不足だけでなく、司会進行の力量や議題設定の不明確さなど、他の要因もあるかもしれません。
この話では、会議の形式に焦点が当てられているため、根本的な課題が完全には掘り下げられていない印象を受けました。