曖昧な表現は、近しい間柄での雑談では好まれる場合がありますが、業務上の会話においては避けるべきでしょう。
例えばAさんが、Bさんの担当している翌月のスケジュール表の作成について、作成済みかどうかを知りたいとします。この時、ありがちなのは、「Bさん、翌月のスケジュール表はどうなっていますか？」という聞き方です。
この聞き方の場合、状況によっては、表の完成について聞かれているのか、スケジュールの内容について聞かれているのか、Bさんは判断に迷ってしまいます。
完成について知りたいのなら「完成していますか？」、スケジュールの内容について知りたいのなら「来月のスケジュールを確認させてください」というように、質問や要求を明確にすることでBさんの負担が少なくなります。
「どうなっていますか？」「どうですか？」という質問のように、様々な解釈が生じてしまう表現は他にもあるでしょう。職場において、曖昧な表現は相手への負担となることを知り、はっきりと簡潔に伝えたいものです。
今日の心がけ◆表現の工夫をしましょう
出典：職場の教養3月号
感想
この話は、コミュニケーションにおいて曖昧さがもたらす潜在的な問題について考えさせられます。
特にビジネスの場面では、情報や要求の明確さが極めて重要です。相手に的確な情報を伝えることで、誤解や無駄な時間を減らし、効率的な業務を進めることができます。このような状況では、適切な言葉選びや表現の工夫が求められます。
この話にあるように、「どうなっていますか？」や「どうですか？」といった曖昧な表現では、相手が適切な返答をするのに困ることがあります。ですから、明確な質問や要求をすることで、コミュニケーションの円滑さが保たれるというのは非常に重要なポイントです。
また、これはビジネスだけでなく、日常生活においても通用する考え方です。相手に対して明確な意思を伝えることで、円滑なコミュニケーションを図り、誤解やトラブルを避けることができます。
そのため、今日の心がけとして表現の工夫をすることは、誰にとっても有益なアプローチだと感じます。